Mötestips på hur du kan leda bättre möten.
Vi kallar dem omtänkande möten
Dessa mötestips går bortom de vanliga, du vet: skicka inbjudan i tid, utse en sekreterare, skicka protokoll. Vi säger inte att de vanliga tipsen inte är viktiga, men andra kan berätta det bättre… (länka tex till Svenska Mötens gamla mötesskola.)
Istället vill vi för dig berätta de små enkla sanningar som vi har upptäckt har störst påverkan på mötets upplevda kvalitet. Egentligen är det inga hemligheter. Det som avgör om ett möte upplevs som bra av alla deltagare är oftast om alla deltagare i mötet har bidragit till konkreta resultat. Men det är lättare sagt än gjort. Därför har vi sammanställt nedanstående lista. Målet är att råden ska vara så konkreta och lättfattliga som möjligt. Håller du med? Dela gärna med dig av dina tankar. Håller du inte med? Dela gärna med dig av dina förbättringsförslag också. Det finns ingen final boss i möten, varje möte kan alltid bli lite bättre. Våra också!
Ifrågasätt mötet: behövs det verkligen? Och behöver verkligen alla vara där?
Ibland är inget möte ett bättre alternativ än ett dåligt möte. Om mötet inte har ett tydligt syfte så är det oftast en god att ställa in, och vänta tills att du har ett tydligt ide om varför ni behöver ha det här mötet. Ibland är själva frågeställningen så liten att det i själva verket är ett samtal mellan två personer. Eller så är deltagarna bara så stressade att ytterligare ett möte bara spär på stressen. Skicka ut möteshandlingarna för egen läsning istället. Eller spela in en kort film där du går igenom det viktigaste informationspunkterna. Eller en kort podd-cast som folk kan lyssna på när de tar en promenad.
Ifrågasätt också om alla verkligen behöver vara med i mötet. Gå igenom samtliga mötesdeltagare och ställ frågan “varför ska han eller hon vara med ?”. Om du inte kan ge en tydlig anledning så ska hen förmodligen inte det.
Men ibland är inget möte det sämsta alternativet, till exempel om det uppstått en konflikt och det finns ett behov av att tala ut. De mötena är oftast de jobbigaste att hålla, men också de mest givande. Men notera också att i svåra möten är det ännu mer viktigt att inte bjuda in de som inte behöver vara där. En enkel minnesregel skulle kunna vara att behandla varje möte som om det rörde en känslig fråga.
Gör skillnad på möten, avstämningar och presentationer, och namnge mötet därefter.
Vi använder ordet möte för allt möjligt. Det skulle inte skada att ha ett större vokabulär för att beskriva vilken typ av möte det är vi avser. Är det ett strategiskt möte, eller ett taktiskt? Är det ett informationsmöte, en presentation, en avstämning, ett samtal, en diskussion, en kollaborationsövning, en synpunktsinventering osv. Ett möte kan syfta till att fatta beslut, eller bara att skapa enighet, eller både och.
Namnge också gärna mötet efter vad det handlar om. Jag tror många gärna går på ett “vi enas om våra framtidsplaner och fattar beslut om vilka investeringar vi ska göra”-möte. Betydligt fler än de som vill gå på ett ”budgetmöte”. Det är stor skillnad att gå på “fredagsmöte” eller en “kort avstämning om arbetsbelastningar och prioriteringar inför nästa vecka” (sedan kommer säkert mötet att få en annan benämning i folkmun, men det skadar inte att det heter vad det är i kalendern).
Olika mötesbehov kräver olika möteslängd och struktur.
Av någon anledning tenderar nästan alla möten att planeras till att ta ungefär en timme. Det är jättemärkligt. För olika möten krävs olika mycket tid. Det finns saker som kan avhandlas på 3 minuter. Det finns möten som behöver dra ut över flera dagar. En god ide kan vara att inte bara namnge möten olika utan att även göra tydlig skillnad mellan dem. Ett exempel på uppdelning kan vara dagliga incheckningar på stående fot (max 15 minuter om vad vi gör), taktiska veckomöten (max 45 minuter om hur vi gör det), månatliga strategimöten (max 2h om varför vi gör det), kvartalsmöten på annan ort (2 dagar om vad vi ska göra sedan). Olika saker hör hemma i olika möten, så om en strategifråga uppstår i det taktiska veckomötet kan, och bör, den bordläggas (fancy mötesord för att flytta) till det månatliga strategimötet, medan taktiska och rent operationella frågor inte ska ta upp tid från strategimötena.
Modellen ovan är fritt tolkad från Death by Meeting av Patrick M Lencioni.
Skicka ut pre-reads och våga utgå ifrån att folk har läst och är mötesredo.
(men sammanfatta de centrala delarna för säkerhets skull) Var tydlig med att de som inte har förberett sig inte kommer att få ut lika mycket av eller kunna bidra lika mycket till mötet. Om alla redan är pålästa om frågeställningen, kommer alla också att ha börjat formulera sin ståndpunkt i frågan vilket göra att mötestiden kan användas mer effektivt till att skapa enighet eller fatta beslut.
För de individer som av olika skäl ändå inte lyckas ta till sig informationen i förväg finns det olika sätt att hantera det, kanske behövs ett förmöte med individen, eller en policyföränding: på vår arbetsplats är det lönengrundande att vara mötesredo.
Avsätt tid för att planera mötet på ett strukturerat sätt.
Det är timligt att det tar längre tid att planera ett möte än att genomföra det. Enligt vår egen mötesforskning ökar möteseffekten med kvadraten av antalet engagerade deltagare multiplicerat med differensen mellan mötesplaneringstid och mötesgenomförandetid. Kort sagt: om du underplanerar mötet riskerar du en negativ möteseffekt: dvs du slösar bort deltagarnas tid med kvadraten på deras antal!
När du planerar mötet kan du exempelvis använda dig av Hollywood-metoden och vårt fiffiga excel-templat.
Hollywoodmetoden guidar dig effektivt till ett funktionellt why-how-what-flöde och stimulerar empati och relevans. (Länk till läs mer om Hollywood-metoden kommer)
Med vårt excel-templat för mötesplanering kan säkerställa att det verkligen finns tid för allt du vill göra, och hjälper dig att notera avvikelser från schema. (Länk till vårt excel templat kommer)
Inventera förväntningarna för att förankra mötet = enklaste inchecknings-övningen
Börja alla möten med att fråga alla vad de har för förväntningar på mötet. Är det tyst så kan du utgå ifrån att ingen vet varför de är där. (eller att ingen vågar prata i det här forumet, det är om möjligt ännu sämre förutsättningar för ett bra möte) och då måste du kunna tala om det, eller överväga att flytta mötet tills ni kan svara på varför.
Låt oss för sakens skull utgå ifrån att alla vet varför de är där. Då kan du gå varvet runt för att låta alla komma till tals tidigt genom att låta dem svara med eller flera ord på vad de har för förväntningar på det här mötet.
Notera deltagarnas ord, gärna så att alla kan se det under mötet, nu är mötet förankrat hos deltagarna och alla kan vara med och bidra!
Avsluta sedan mötet med att tillsammans med deltagarna gå igenom förväntningarna igen för att säkerställa att förväntningarna är uppfyllda. Med ett enkelt: ”hur mötte vi förväntningarna och har det uppstått några nya” får du också “instant feedback” på mötet och även reda på om det behövs fler möten för att bearbeta något område vidare.
Undvik inte konstruktiv konflikt, träna på att utnyttja det!
Motsatsen till möten är bråk, kaos och krig. Möten är ett konstruktivt sätt att hantera motsättningar och kanalisera dem till konstruktiv kraft. En del av vad som gör möten bra är att vi tillåts tycka olika i dem. Det som gör möten bättre är just om vi kan använda dem till att skapa enighet om förväntningar. Men det här innebär också att det oundvikligen kommer att uppstå konflikter, eller i alla fall diskussioner. En del hör till mötet, en del rör bara ett fåtal eller kanske bara två individer.
Träna på att avbryta och styra tillbaka eller flytta sådant som inte hör hemma i mötet till ett annat forum.
Det är en färdighet som går att öva upp att säga: “vänta, hur är det här relaterat till det vi pratar om nu?” eller “Stopp, vi pausar där, det där låter nämligen som underlaget för ett separat möte”. Föreslå att individerna bokar ett nytt möte direkt efter detta, och erbjud dig att vara med och facilitera, om behov finns.
Våga skippa Power Point. Det finns alternativ t.ex. whiteboard eller att sätta upp slides på väggen.
Det är lätt att få uppfattningen att möten nästan kräver en PowerPoint-presentation. Men PowerPoint är ett presentationsverktyg, inte ett mötesverktyg. PowerPoint fungerar ganska bra för att strukturera dina tankar när du planerar vad du ska säga i en föreläsning, där informationen kommer i ett linjärt flöde. Men det är också det stora problemet med PPT: alla möten följer inte samma flöde. Ibland behöver du gå en oförutsedd omväg via något annat, eller snabbt hoppa fram och tillbaka mellan en siffra i början och en i slutet, eller bara kunna skriva något någonstans där det är synligt under hela mötet.
Men det är frestande att börja planera mötet i PowerPoint av gammal vana, och även om du gjort det så kan du undvika att använda PowerPoint, till exempel genom att skriva ut alla slides och sätt upp dem längs med väggarna i lokalen. Då kan du fysiskt röra dig fram och tillbaka i ditt flöde. Deltagarna kan också lätt se var i agendan de befinner sig, och för rastlösa personer kan det vara fantastiskt befriande att veta att man är 2 slides från nästa paus, eller 5 slides från slutet av mötet.
Ett annat sätt att undvika powerpoint är såklart att planera mötet i något annat verktyg, som i vårt mötesplaneringstemplat, eller i ett vanligt textdokument, eller med papper och penna. Eller kanske på en whiteboard tillsammans med andra som kan ge input på struktur och innehåll.
Demokratisera ordet så att alla kommer till tals. Använd verktyg som post-its och aktivt ledarskap för att skapa trygghet.
Bra möten definieras av att alla deltagare varit med och bidragit till konkreta resultat. Men alla är inte bekväma med att uttrycka sig i stora grupper. Det är lätt hänt att de med extroverta drag och starka röster tar över hela mötet, och då utnyttjar mötet bara halva rummets kompetens.
Som mötesledare kan du aktivt fördela ordet, eller utse någon att hjälpa till att räkna hur många gånger olika deltagare får komma till tals och sedan ställa konkreta frågor till de som inte sagt något.
Det är också här övningar som involverar post-its kommer in, det är ett sätt att låta alla reflektera och dela med sig av sina tankar.
En annan del av att få alla att våga vara aktiva i möten är att skapa psykologisk säkerhet i arbetsgruppen så att alla vågar inte bara bidra utan också utmana med sina tankar. Men ibland är det bara så att en del helt enkelt inte vill prata i möten, en skicklig mötesledare noterar det och frågar om deras tankar efteråt.
Starkaste mötesverktyget: ställ kraftfulla frågor!
Det största utmaningen som möten har är att vi människor har en tendens att börja generera svar så snart vi får chansen. Bra möten handlar mer om att ställa frågor. Så kallade Powerful Questions ör ofta det bästa sättet att leda möten och att låsa upp ett möte som fastnat i en diskussion, frågeställning eller ett olösligt problem. Det finns gott om exempel på Powerful Questions att hitta på nätet, men några kraftfulla frågeexempel att alltid ha i bakfickan kan vara:
Vad är det vi inte säger högt just nu?
Vad känns svårt – och varför?
Hur ser du på situationen utifrån din roll?
Vad kan vi lära oss av det här?Vad behöver du för att kunna gå vidare?
Och om inte annat kan du ha som ett ständigt äss i rockärmen den mest kraftfulla frågan av dem alla: varför?
Utnyttja den kollektiva intelligensen bättre - samarbeta över kreativa ytor.
Hela syftet med möten är att utnyttja att vi är fler än en, då är det synd att bara utnyttja våra röster för informationsdelning, som ju oftast är vad som händer när mötesdeltagarna sitter i ring med sina egna mötesanteckningar framför sig. Samlas istället runt samma whiteboard och låt alla delta med varsin penna för att öka förståelsen för hur individerna i mötet tolkar problemet. Eller låt alla klottra på ett jättestort ark medan de pratar. För det är inte bara när vi hör, utan också när vi ser, andras tankar som vi får nya idéer och tankar själva. Poängen är var kreativ för att hitta sätt att öka kreativiteten.
Låt andra leda mötet, och träna dig själv i mötesledarskap
Att leda möten är en crash course i ledarskap. Du tränar på exakt samma färdigheter som du behöver i andra sammanhang som ledare: tydlighet, empati och att skapa förutsättningar för samarbete. Du blir en bättre ledare av att träna på att leda möten. Men det gäller ju inte bara dig, utan lika mycket andra i din omgivning. Så ett förslag: låt andra leda dina möten! Turas om, testa, variera och framförallt ge och ta feedback. Ni får bättre möten, bättre ledare och en bättre organisation. Triple-win!
Men notera att det inte är samma sak som att alla vill eller ska förväntas behöva leda möten. Det finns de som inte har ambitionen eller viljan, och då kan tvång vara direkt dåligt för både individen och mötet.
Använd Energisers med måtta.
Så kallade mötes-energizers kan vara fantastiska! Alltså små isbrytar-övningar som syftar till att öka energi och engagemang i mötet. I rätt gruppdynamik kan de vara både förlösande och roande, och leda till kreativare gruppdynamik. Men var försiktig, i andra grupper kan de ha direkt motsatt effekt, de skapar oro och prestationsångest istället. Någon vill inte låtsas vara ett djur som hoppar över en krokodil, någon annan tycker att skrattyoga är direkt integritetskränkande. Lägg tid på att fundera igenom och värdera vilka övningar som passar din grupp, eller om det finns andra sätt att uppnå samma resultat. Ett enkelt tips: i otrygga grupper passar oftast enkla övningar bäst. Att all uppmanas att göra tio squats i takt kan vara ett precis lagom stort steg utanför komfortzonen för vissa, men frågan är vad övningen gör för gruppdynamiken i stort.
Ofta kan mötesrekvisita, som hattar, lösmustascher och udda prylar fylla en liknande funktion men vara mer inkluderande. Det är konstigt, men det är lättare att presentera något lite obekvämt i en peruk. Och addera en labbrock så blir dessutom budskapet extra trovärdigt.
Men med det sagt, det finns inget roligare än att fuldansa tillsammans med andra mötesdeltagare!
Om allt annat misslyckas - fråga varför?
Om du inte hinner planera. Om du planerat men allt blev dåligt i alla fall. Och för alla andra situationer där emellan finns det ett mötestips som alltid fungerar. Fråga varför!
Varför har vi det här mötet? Varför blev det inte som vi planerade? Varför är det här ett problem? Varför tycker inte alla att det är ett problem? Varför? Varför! VARFÖR?
Därför är svaret på frågan varför!
Träna på att säga varför ofta!
Avsluta mötet i tid, helst tidigare.
Få saker kan vara så frustrerande som att sitta på ett möte som inte tar slut när det är sagt. Det är svårt att kliva ur ett möte medan det pågår, det känns oartigt eller som om man riskerar att missa något viktigt. Riktigt skickliga mötesledare avslutar inte bara sina möten i tid, utan allra helst redan före utsatt tid. Ingen har någonsin blivit sur för att ett möte slutat för tidigt.