Privacy policy for Fagerudd Konferens AB

1. Background, responsibility and scope

This privacy policy (“Policy”) describes how Fagerudd Konferens AB (corporation number 556375-5155 , address Bredsandsvägen 63, 749 48 Enköping, “we”, “us”) collects, uses, stores and protects personal data about you as a guest, visitor or user of our services (room rental, conferences, restaurant and online booking).

We are the data controller for the processing of your personal data in accordance with applicable legislation, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Swedish Data Protection Act.

This policy applies when you:

make a booking with us via website, telephone or other channel,
staying with us, attending a conference or eating in our restaurant,
contact us by email, telephone or via our website,
tell us that you have an allergy or special requirements for adaptation before your stay,
staying in our premises where camera surveillance may occur,
uses our websites and related services.

The purpose of collecting and storing personal data may include:

To be able to manage and administer your reservation at our hotel,
To be able to manage your possible membership in loyalty programs or newsletter subscriptions,
In order to ensure a safe stay (for example by drawing up fire lists for the fire service),
To ensure that you receive food adapted to any allergies or that we can accommodate other special requests,
In order to respond to questions or comments received via email from you, we need to process your email, name and any other personal data provided via email.
In order to fulfill the legal obligations imposed on us by, for example, the Accounting Act, we need to store accounting data, which may contain personal data, for a prescribed period of time.

2. What personal data we collect and why

Depending on which service you use, we may process different types of personal data:

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter endast när det finns en laglig grund enligt GDPR. De vanligaste grunderna i vår verksamhet är följande:

Avtal:
När behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig, t.ex. när du bokar ett rum, beställer mat, har särskilda önskemål eller deltar i en konferens.
Exempel: Vi behöver ditt namn och dina kontaktuppgifter för att hantera din bokning och betalning och för att kunna säkerställa att du får tjänster enligt dina önskemål.
Rättslig skyldighet:
När vi måste behandla vissa uppgifter för att följa lagar och regler.
Exempel: Bokföringslagen kräver att vi sparar vissa uppgifter om betalningar under en viss tid.
Berättigat intresse:
När behandlingen är nödvändig för ett berättigat intresse som väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
Exempel: För att förbättra våra tjänster, hantera kundserviceärenden eller skydda vår egendom och skapa förutsättningar för en trygg vistelse (upprätta brandlistor för eventuell utrymning)
Samtycke:
När du uttryckligen har samtyckt till att vi behandlar dina uppgifter för ett visst ändamål.
Exempel: Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev eller vill bli medlem i ett lojalitetsprogram eller berättar för oss att du har en allergi eller ett krav på anpassning till ett handikapp.

Vi använder inte dina personuppgifter för något annat ändamål än det som anges när uppgifterna samlas in, om vi inte har en ny laglig grund för att göra det.

Registrering av utländska gäster

Enligt utlänningsförordningen (2006:97) §13 är hotell skyldiga att registrera vissa uppgifter om utländska gäster som bor på anläggningen. Med utlänning avses den som inte är medborgare i Sverige. En utlänning som är fast bosatt och folkbokförd i Sverige är dock undantagen från kravet på registrering. Vid gruppresor ska endast den som är ansvarig för gruppen registreras, förutsatt att gruppansvarig inte är svensk medborgare eller folkbokförd i Sverige.

Dessa uppgifter kan omfatta:

namn,
födelsedatum,
nationalitet,
typ av identitetshandling och nummer på handlingen,
ankomstdatum och planerat avresedatum.

Uppgifterna används endast för att uppfylla denna lagstadgade skyldighet och sparas i tre månader.
Den rättsliga grunden för denna behandling är rättslig skyldighet.

3. Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in uppgifter:

direkt från dig, t.ex. vid bokning, incheckning eller kontakt
via vår webbplats och onlinebokningssystem
från samarbetspartners (t.ex. bokningsportaler) när du använder deras tjänster
automatiskt via cookies och loggfiler när du besöker vår webbplats

4. Hur vi använder dina uppgifter och vilka mottagare som kan få tillgång

Vi använder dina personuppgifter för att:

hantera och bekräfta bokningar,
leverera de tjänster du beställt,
kommunicera inför, under och efter din vistelse,
hantera betalningar, fakturering och bokföring,
tillhandahålla kundservice,
uppfylla lagliga skyldigheter,
förbättra våra tjänster och säkerheten på anläggningen,
(om du samtyckt) skicka nyhetsbrev eller information om våra erbjudanden.

Mottagare:
Vi kan dela uppgifter med leverantörer som tillhandahåller bokningssystem, IT-drift, betalningstjänster eller säkerhetstjänster.
Alla mottagare omfattas av sekretess och får endast använda uppgifterna för angivna ändamål.

5. Cookies och liknande teknik

Vi använder cookies för att webbplatsen ska fungera korrekt, analysera trafik och, om du samtycker, visa relevant information och marknadsföring.

Du kan läsa mer om detta i vår Cookiepolicy på webbplatsen och där även hantera dina inställningar: fagerudd.se/cookiepolicy

6. Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi sparar endast personuppgifter så länge de behövs:

Bokningsinformation: för enskilda gäster 14 dagar men för konferensbokningar upp till 24 månader efter vistelsen för att möjliggöra uppföljning och återbokning.
E-post: så länge det finns ett ändamål att spara e-post.
Betalnings- och fakturauppgifter: sparas i upp till 7 år enligt bokföringslagen.
Kundserviceärenden: tills ärendet är avslutat + viss uppföljningstid.
Kameraövervakningsmaterial: se §7.
Marknadsföringsuppgifter: tills du återkallar ditt samtycke.

7. Kameraövervakning

På utvalda platser på vår anläggning finns kameraövervakning i syfte att:

förebygga och utreda brott,
skydda gäster, personal och egendom,
upprätthålla trygghet och säkerhet i våra lokaler.

Kamerorna är placerade på ett sätt som inte inkräktar på den personliga integriteten (t.ex. inte i hotellrum, toaletter eller liknande utrymmen).
Kamerabilder sparas i 30 dagar och raderas därefter automatiskt, om de inte behöver bevaras längre på grund av en specifik incident eller myndighetsförfrågan.

Endast säkerhetsansvarig har tillgång till inspelningarna, och materialet hanteras enligt tydliga interna rutiner och med hög säkerhet.

Skyltning informerar om kameraövervakningen vid berörda områden. En förteckning över bevakade ytor och en skriftlig intresseavvägning för kameraövervakning kan begäras från personuppgiftsansvarig. Kamerabevakning sker i enlighet med kamerabevakningslagen (2018:1200) med tillägg av de nya regler som började gälla 1 april 2025.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att:

begära registerutdrag,
få felaktiga uppgifter rättade,
begära radering (“rätten att bli bortglömd”),
invända mot viss behandling,
begära begränsning av behandling,
återkalla samtycke,
begära dataportabilitet.

Kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan för att utöva dina rättigheter.

9. Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina uppgifter, t.ex. kryptering, behörighetsstyrning, loggning, brandväggar och utbildning av personal. Endast behörig personal har tillgång till personuppgifter.

10. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna policy när som helst. Den senaste versionen finns alltid publicerad på vår webbplats. Vid större ändringar informerar vi på ett lämpligt sätt.